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Was bringt das neue Nachweisgesetz?

Am 23. Juni 2022 hat der Bundestag ein Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen („Arbeitsbedingungenrichtlinie“) beschlossen, das zum 01. August 2022 in Kraft tritt. Das Gesetz sieht insbesondere Änderungen des neuen Nachweisgesetzes vor, die weitreichende Folgen für die Gestaltung von Arbeitsverträgen haben. Der Gesetzgeber schafft mit den Änderungen vor allem Rechtsunsicherheit auf Seiten der Arbeitgeber und Unternehmen.

Die bisherige Rechtslage

Das Nachweisgesetz (NachwG) in der derzeitigen Fassung regelt in § 2 die Pflicht des Arbeitgebers, die wesentlichen Vertragsbedingungen und Informationen spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und an den Arbeitnehmer auszuhändigen. Dabei zählt § 2 NachwG a.F. die Hinweispflichten des Arbeitgebers enumerativ auf. Zweck der neuen Nachweispflicht ist es, den Arbeitnehmern sichere Informationen über den Inhalt ihrer Arbeitsverträge zu geben. Das wirksame Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses hängt nicht von der Erfüllung dieser Pflichten ab. Arbeitgeber hatten bisher keine Sanktionen zu befürchten, wenn sie ihrer Nachweispflicht nicht nachgekommen sind.

Änderungen im Nachweisgesetz zum 01. August 2022

Das soll sich künftig ändern. In der Praxis sind ab 01. August 2022 Verstöße gegen die neuen Nachweispflichten für Unternehmen bußgeldbewährt. Zugleich werden die im Gesetz verankerten Nachweispflichten des Arbeitgebers erheblich erweitert und Mindestanforderungen für bestimmte Arbeitsbedingungen festgelegt. Die bislang geltende Frist, in der Arbeitgeber die Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen an den Mitarbeiter aushändigen müssen, wird verkürzt.

Die Änderungen im Einzelnen:

Erweiterung des Anwendungsbereichs in der Praxis

Der Anwendungsbereich des Nachweisgesetzes wird erweitert. Die bislang geltende Ausnahme für Aushilfen, die für maximal einen Monat eingestellt werden, entfällt. Künftig gilt das Gesetz für alle Arbeitnehmer unabhängig von der Dauer ihrer Beschäftigung.

Erweiterung der Nachweispflichten

Der bisherige Pflichtenkatalog des § 2 Abs. 1 NachwG a.F. wird ebenfalls erweitert. Unternehmen müssen bestehende Arbeitsverträge anpassen. Der Arbeitgeber muss künftig in der Niederschrift – neben den bisherigen Hinweisen – Informationen über folgende Punkte zur Verfügung stellen:

• Das Enddatum eines befristeten Arbeitsverhältnisses,
• Die Dauer der Probezeit, sofern eine solche vereinbart ist,
• Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie Art der Auszahlung,
• Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
• Die Rahmenbedingungen bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes,
• Die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
• Zum Umfang des Anspruchs auf Teilnahme an bereitgestellten Fortbildungen,
• Sofern eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger besteht, der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers.
• Geänderte Fristen

§ 2 Abs. 1 NachwG a.F. sah bisher vor, dass der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen hat. Künftig gilt keine einheitliche Frist. Die neue Fassung differenziert wie folgt:

• Spätestens am ersten Kalendertag der Arbeitsleistung muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter die Niederschrift über die Angaben zu Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie vereinbarter Arbeitszeit aushändigen.
• Spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber die Angaben insbesondere über den Beginn des Arbeitsverhältnisses, die vereinbarte Befristung mit Enddatum, die vereinbarte Probezeit, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung sowie Überstundenanordnung niederzuschreiben und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
• Für die übrigen Arbeitsbedingungen gilt weiterhin die Monatsfrist.

Eine weitere Friständerung hat der Gesetzgeber in § 3 NachwG n.F. vorgenommen. Künftig müssen Änderungen der Vertragsbedingungen im bestehenden Arbeitsverhältnis dem Arbeitnehmer an dem Tag, an dem sie wirksam werden, schriftlich mitgeteilt werden.

Neue Hinweise zum Verfahren bei Kündigungen

Unternehmen müssen künftig auf das beim Ausspruch einer Kündigung einzuhaltende Verfahren hinweisen. Das regelt § 2 Abs. 1 Nr. 14 NachwG n.F., der wie folgt lautet:

Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutz anzuwenden.

§ 2 Abs. 1 Nr. 14 NachwG n.F.

Ausdrücklich fordert die Regelung den Hinweis auf das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfrist sowie die einzuhaltende Klagefrist gemäß § 4 KSchG.

Das neue „einzuhaltende Verfahren“ in der Praxis

Der Gesetzgeber lässt jedoch offen, was er unter dem Begriff „einzuhaltendes Verfahren“ im Sinne des § 2 Abs. 1 Nr. 14 NachwG n.F. versteht. Muss der Arbeitgeber neben den ausdrücklich in der Norm genannten Hinweisen auch auf das Beteiligungsrecht des Betriebsrats nach § 102 BetrVG hinweisen? Hat er den Mitarbeiter über einen etwaig bestehenden besonderen Kündigungsschutz, wie beispielsweise § 17 MuSchG, §§ 168 ff. SGB IX oder §§ 15 ff. KSchG zu informieren?

Die Verwendung des Wortes „mindestens“ in § 2 Abs. 1 Nr. 14 NachwG n.F. schließt das nicht aus. Allerdings liefert weder das Gesetz selbst noch die Gesetzesbegründung hierzu eine eindeutige Antwort. In der Gesetzesbegründung heißt es schlicht:

Nach dieser Regelung hat der Arbeitgeber die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer über das bei der Kündigung einzuhaltende Verfahren zu unterrichten. Die Unterrichtung hat dabei mindestens die Information über das Schriftformerfordernis für die Kündigung nach § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) sowie die für den Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer geltenden gesetzlichen, tarifvertraglichen oder einzelvertraglichen Kündigungsfristen zu umfassen.

Ein Blick in die Erwägungsgründe der Richtlinie verrät, dass es das Ziel des Europäischen Parlaments und des Rates ist, Arbeitnehmern den Zugang zu den Gerichten im Falle einer Kündigung zu verschaffen/erleichtern. Arbeitnehmer sollen über die Möglichkeiten informiert werden, die ihnen bei Zugang einer Kündigung zustehen. Dies ergibt sich insbesondere aus den Erwägungsgründen 3 und 18. Erwägungsgrund 3 der Richtlinie lautet auszugsweise:

[…] dass sie [die Arbeitnehmer] das Recht auf Zugang zu wirkungsvoller und unparteiischer Streitbeilegung und bei einer ungerechtfertigten Kündigung Anspruch auf Rechtsbehelfe einschließlich einer angemessenen Entschädigung haben.

Weiter heißt es in Erwägungsgrund 18:

Es sollte möglich sein, dass die Angaben zu dem bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltenden Verfahren die Frist für die Einreichung einer Klage gegen die Kündigung enthalten.

Im Vordergrund steht somit der Hinweis des Arbeitgebers auf die Rechtsschutzmöglichkeiten des Arbeitnehmers bei Ausspruch einer ungerechtfertigten Kündigung. Bei Zugrundelegung dieses Regelungszwecks ließe sich folgern, dass es nicht darauf ankommt, den Arbeitnehmer über die Beteiligungsrechte des Betriebsrats oder das Bestehen eines besonderen Kündigungsschutzes zu informieren. Diese Themen sind zwar für Frage der Wirksamkeit einer ausgesprochenen Kündigung von Bedeutung, nicht aber für die Hinweispflicht des Arbeitgebers, da sie keine Bedeutung für den Zugang zu den Gerichten besitzt.

Es bleibt aber abzuwarten, was die Rechtsprechung zum Umfang der Hinweispflicht des Arbeitgebers aus § 2 Abs. 1 Nr. 14 NachwG n.F. sagt. Jedenfalls bis dahin ist für Arbeitgeber empfehlenswert, die Hinweispflicht aus § 2 Abs. 1 Nr. 14 NachwG n.F. umfassend zu gestalten. Der Hinweis sollte neben der einzuhaltenden Klagefrist gemäß § 4 KSchG auch das Beteiligungsrecht des Betriebsrats abbilden und (abstrakt) über Besonderheiten im Zusammenhang mit Sonderkündiungsschutzregelungen aufklären.

Kündigungsfristen im Unternehmen

Die Formulierung in §  2 Abs. 1 Nr. 14 NachwG n.F.

Die Unterrichtung hat […] die für den Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer geltenden gesetzlichen, tarifvertraglichen oder einzelvertraglichen Kündigungsfristen zu umfassen.

klingt auf den ersten Blick eindeutig. Doch was ist mit dem Verhältnis zwischen gesetzlicher, tarifvertraglicher und einzelvertraglicher Kündigungsfrist? Muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auch darüber informieren, in welchem Verhältnis die unterschiedlichen Kündigungsfristen zueinander stehen?Was gilt, wenn bei langer Betriebszugehörigkeit die gesetzliche Kündigungsfrist länger ist als die einzelvertraglich oder tarifvertraglich vereinbarte Kündigungsfrist?

Bei der Berechnung der ordnungsgemäßen Kündigungsfrist kann schnell der Überblick verloren gehen, wenn neben der gesetzlichen Kündigungsfrist Regelungen hierzu im Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag enthalten sind. Der Gesetzesbegründung lässt sich zu der Hinweispflicht des Arbeitgebers über die Kündigungsfristen keine nähere Erläuterung entnehmen. In Art. 4 Abs. 2 lit. j) der Richtlinie findet sich in diesem Zusammenhang jedoch folgendes:

Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, einschließlich der formellen Anforderungen und der Länge der Kündigungsfristen, oder, falls die Kündigungsfristen zum Zeitpunkt der Unterrichtung nicht angegeben werden können, die Modalitäten der Festsetzung der Kündigungsfristen.

Die Formulierung „die Modalitäten der Festsetzung der Kündigungsfristen“ lässt vermuten, dass die Hinweispflicht zu den Kündigungsfristen weitreichend sein sollen. Der Arbeitnehmer soll aus dem Hinweis des Arbeitgebers erkennen können, welche Kündigungsfrist konkret Anwendung findet und wie diese zu berechnen ist. Finden auf ein Arbeitsverhältnis neben der gesetzlichen Kündigungsfrist einzelvertraglich und/oder tarifvertragliche Kündigungsfristen Anwendung, gelingt dem Arbeitnehmer die Berechnung nur, wenn er über das innere Verhältnis zwischen den unterschiedlichen Kündigungsfristen informiert wird.

Klagefrist gemäß § 4 KSchG

Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer künftig auf die in § 4 KSchG enthaltene Klagefrist von drei Wochen hinzuweisen. Hierzu stellt der Gesetzgeber in der Gesetzesbegründung klar:

Auch wenn die Unterrichtung über die Klagefrist nicht ordnungsgemäß erfolgt, findet § 7 KSchG Anwendung. Damit gilt eine Kündigung auch im Fall einer nicht ordnungsgemäßen Unterrichtung über die Klagefrist als von Anfang an rechtswirksam, wenn ihre Rechtsunwirksamkeit nicht rechtzeitig geltend gemacht wird.

Dies bedeutet, dass bei einer unterbliebenen Hinweispflicht des Arbeitgebers § 7 KSchG dennoch zur Anwendung kommt. § 7 KSchG regelt, dass eine Kündigung als von Anfang an rechtswirksam gilt, wenn der Arbeitnehmer die Rechtsunwirksamkeit einer Kündigung nicht rechtzeitig innerhalb der Klagefrist geltend macht.

Sanktionen bei Nichteinhaltung

Verstößt der Arbeitgeber ab 01. August 2022 gegen seine Pflichten aus dem Nachweisgesetz, droht ihm ein Bußgeld. Dies ist künftig in § 4 NachwG n.F. geregelt. Nach dieser Regelung stellt der Verstoß des Arbeitgebers eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 2.000,00 € sanktioniert wird. Ein Arbeitgeber verstößt gegen seine Pflichten, wenn er seiner Nachweispflicht entweder

• überhaupt nicht,
• nicht richtig,
• in der falschen Form,
• unvollständig oder
• nicht rechtzeitig nachkommt.

Rückschritt auf dem Weg zur Digitalisierung von HR?

Die Arbeitsbedingungenrichtlinie zielt auf mehr Digitalisierung im Arbeitsverhältnis ab. In Erwägungsgrund 24 zur EU-Richtlinie heißt es:

Im Hinblick auf den verstärkten Einsatz von digitalen Kommunikationsmitteln können die Informationen, die nach dieser Richtlinie schriftlich zur Verfügung zu stellen sind, auf elektronischem Wege übermittelt werden.

Anders das Nachweisgesetz, das eher einen Rückschritt in Sachen Digitalisierung bedeutet. So heißt es in § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG künftig:

Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 4 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Daraus folgt im Ergebnis, dass der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag in Papierform und grundsätzlich in handschriftlich unterzeichneter Fassung an den Arbeitnehmer übermitteln muss. Eine Anwendung von § 126a BGB (Ersetzung durch die elektronische Form) bleibt aber möglich.

Was gilt für Arbeitsverträge, die vor dem 01. August 2022 abgeschlossen worden sind?

Die Antwort auf diese Frage liefert der neu gefasste § 5 Satz 1 NachwG. Dieser lautet:

Hat das Arbeitsverhältnis bereits vor dem 01. August 2022 bestanden, so ist dem Arbeitnehmer auf sein Verlangen spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung beim Arbeitgeber die Niederschrift mit den Angaben nach § 2 Absatz 1 Satz 2 Nummer 1 bis 10 auszuhändigen; die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach § 2 2 Absatz 1 Satz 2 ist spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen.

Fazit

Mit Blick auf die drohenden Sanktionen besteht für Arbeitgeber dringender Handlungsbedarf: Die bisher verwendeten Vertragsmuster müssen überarbeitet werden. Arbeitgeber haben darauf zu achten, dass sämtliche durch das Nachweisgesetz geforderten Angaben enthalten sind. Die Hinweispflichten aus § 2 Abs. 1 Nr. 14 NachwG n.F. sollten Arbeitgeber umfassend gestalten und die Rechtsprechungsentwicklung hierzu im Auge behalten.

…PS: Sonstige Änderungen durch das Gesetz zur Umsetzung der RiL (EU) 2019/1152

Neben der Änderung des Nachweisgesetzes bringt das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 weitere wichtige Änderungen, insbesondere im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) mit sich. Die wichtigsten Informationen kurz zusammengefasst:

• Teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer haben künftig das Recht, ab einer Beschäftigungsdauer von sechs Monaten einen Änderungswunsch hinsichtlich der Arbeitszeit zu äußern, auf den der Arbeitgeber innerhalb eines Monats antworten und seine Entscheidung begründen muss.
• Befristet Beschäftigte haben das Recht, nach sechs Monaten eine Entfristung zu verlangen. Auch hierauf muss der Arbeitgeber innerhalb eines Monats antworten und seine Entscheidung begründen.
• Außerdem muss bei befristet Beschäftigten die Probezeit in einem angemessenen Verhältnis zur Art und Dauer der Tätigkeit stehen. Andernfalls gilt die Regelkündigungsfrist.
• Bei Arbeit auf Abruf besteht künftig die Verpflichtung, Zeiträume zu vereinbaren, innerhalb derer die Arbeit abgerufen werden kann.